<div dir="ltr">Hello Aimee,<div><br></div><div><a href="https://lnf.engin.umich.edu/getting-access/new-external-us-academic-users/" target="_blank">Here</a> is our new external user intake procedure at the U Michigan / LNF. The overall process is fairly similar for internal/external users, but varies quite a bit depending on the specific project, admin circumstances etc.</div><div><br></div><div><b>Initial project and processing discussion</b><br>This can vary a lot depending on whether this is a brand new project, or a continuation of an existing project. A few hours of technical user support staff time is typical.</div><div> </div><div><b>Admin set up</b></div><div>All users have to complete a form with all key information/fields/approvals (paper or electronic, many groups now also use DocuSign for this) and we manually enter it in our lab management system, set up lab access devices etc. That's fairly straightforward and takes 30min-1h max per user overall.</div><div>For external users, it can sometimes take a little bit more time depending on the external organization requirements (setting up UM as a vendor in their system, POs, other arrangements etc). Our financial manager now takes care of most of those cases, but I think it rarely takes more than 1h or so of work.</div><div><br><b>Onboarding</b><br>Safety training is done via online modules (some from the university, others LNF-specific) with online quizzes and we get most results automatically/via email.</div><div>Technical user support staff hold virtual information sessions (1h30 weekly) via zoom. We are working on moving those to an asynchronous delivery.</div><div>We use a google spreadsheet to monitor/track all prospective users and their progress with required steps. This is still a work in progress (I started this spreadsheet in 2011...) and we are still working on making that tracking process more automated. I would say 30min-1h per user on this.</div><div>All users have to go through a 1-on-1 30 minute access interview, usually with me.<br></div><div>Once they have lab access, users also attend a new user orientation inside the lab, led by members of the user committee (users, not staff), 1h30 weekly for up to 4-5 people.</div><div><br></div><div>After then, the new user is ready to start equipment and process training with their mentor, who can be a staff member or another lab user depending on the circumstances.<br></div><div><br></div><div>So, on average, about 4-5h of staff time per new user is a good ballpark. But again, it can vary *a lot* depending both on the project and the admin requirements.</div><div>I hope that helps! Happy to chat more about any of these if you want.<br></div><div><br></div><div>Thanks</div><div>Sandrine</div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Mon, Sep 25, 2023 at 5:33 PM Price, Aimee <<a href="mailto:price.798@osu.edu" target="_blank">price.798@osu.edu</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div>





<div lang="EN-US">
<div>
<p class="MsoNormal">Lab Network,<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">How much time (actual people hours) does your facility spend onboarding new users, per user on average? What is included in that time? I am specifically asking about getting projects set up (billing, contact info, contracts if applicable)
 and getting them through required initial training before they ever touch or train on a tool.<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Do you have automated systems to do this, or does it involve a staff member(s) interacting with the users personally, back and forth?<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">I’d love to know your experiences as we continue to improve our own. 
<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Best,<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">Aimee Bross Price<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span>Manager, Nanofabrication<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>The Ohio State University <u></u>
<u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>Nanotech West Lab<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>Institute for Materials Research<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>1381 Kinnear Road<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>Suite 100<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>Columbus, OH 43212<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>614-292-2753<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(192,0,0)"><a href="mailto:Price.798@osu.edu" target="_blank"><span style="color:rgb(192,0,0)">Price.798@osu.edu</span></a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(192,0,0)"><a href="http://Nanotech.osu.edu" target="_blank">Nanotech.osu.edu</a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(63,68,67)">Pronouns: she/her/hers</span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="color:rgb(51,63,72);border:1pt none windowtext;padding:0in">Conference Chair, 67^th International Conference on Electron, Ion, Photon Beam Technology and Nanofabrication (EIPBN)<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="color:rgb(51,63,72);border:1pt none windowtext;padding:0in">La Jolla, California May 28-31, 2024</span><span style="color:rgb(34,34,34)"><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="color:rgb(51,63,72);border:1pt none windowtext;padding:0in">| </span><span style="color:rgb(34,34,34)"><a href="https://eipbn.org/" target="_blank"><span style="color:rgb(17,85,204)">https://eipbn.org</span></a> </span><span style="color:rgb(51,63,72);border:1pt none windowtext;padding:0in">| </span><span style="color:rgb(34,34,34)"><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
</div>
</div>

_______________________________________________<br>
labnetwork mailing list<br>
<a href="mailto:labnetwork@mtl.mit.edu" target="_blank">labnetwork@mtl.mit.edu</a><br>
<a href="https://mtl.mit.edu/mailman/listinfo.cgi/labnetwork" rel="noreferrer" target="_blank">https://mtl.mit.edu/mailman/listinfo.cgi/labnetwork</a><br>
</div></blockquote></div><br clear="all"><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)">Sandrine Martin, Ph.D. (she/her/hers)</p><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)"><u></u></p><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)">University of Michigan </p><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)">LNF Managing Director<u></u><u></u></p><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)">1246D EECS, 1301 Beal Ave<u></u><u></u></p><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)">Ann Arbor, MI 48109<u></u><u></u></p><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)">Cell <a value="+17342772365" style="color:rgb(17,85,204)">734-277-2365</a><u></u><u></u></p><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)">Fax <a value="+17346471781" style="color:rgb(17,85,204)">734-647-1781</a><u></u><u></u></p><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)"><a href="http://www.lnf.engin.umich.edu/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">www.LNF.engin.umich.edu</a> </p><p style="margin:0px;font-family:arial,sans-serif;font-size:13px;background-color:rgb(255,255,255)">@LurieNanofab</p></div></div></div></div></div></div></div>