<div dir="ltr">Hello Aimee,<div><br></div><div>We have a very automated process. I've attached a screenshot of the steps from my view that includes what is happening at each step. Staff approval means I need to do something, user action means they need to complete that step.</div><div><br></div><div>You are welcome to go through the process if you'd like to take a look in more detail. <a href="http://www.wnf.uw.edu/register/">http://www.wnf.uw.edu/register/</a></div><div><br></div><div>Most of the steps are automated. A person (usually me) approves the Contact and Project steps as a screen to make sure the registration makes sense and that initial information isn't incorrect. This gives us a chance to check with people who register for the wrong type of account (academic versus industrial) and people who are working on projects that are not cleanroom appropriate. The billing is approved by our Operations Director. All three of those steps usually take less than 5 minutes, with the exception being rare cases that need help with the billing process or who need a discussion about a different lab that would better serve them. The user and PI both have to sign our user agreement. For academic users they just have to click through, for industrial users we sometimes have to work through the user agreement with our lawyers. These steps usually take only a minute of active time, but in the case of negotiations can take hours. An account is created in our system that takes only a minute, then the user has a series of safety quizzes required by our university. Those take the users a few hours to get through, but no staff time. The users then watch a video specific to our lab, read our lab manual, and take a few quizzes specific to our lab. These are also automated so involve nearly no staff time. Sometimes the EH&S quizzes hang up in the system and we have to email EH&S, but that only takes a couple minutes of staff time every couple months. The users then take a scheduled Online Orientation session over zoom--those sessions are a 1 hour discussion led by a staff person. The session times are scheduled ahead so they are easy for the staff to plan around. They happen about every two weeks. We also schedule ahead the In-person Orientation sessions. These last for about 2 hours and involve going into the lab and learning chemical safety. These sessions also happen once every two weeks. For both the Orientation sessions, a manual approval is required. That takes less than 5 minutes, and their keycards are activated by a staff person as well. That requires fighting with an archaic campus system, but usually takes less than 15 minutes for the batch.</div><div><br></div><div>For a typical user, we have a little over 3 hours of staff time invested, but the majority of that time is batched with other new users as well. A typical new user group is ~3 users.</div><div><br></div><div>I'm happy to talk through this in much more detail, if anybody is interested.</div><div><br></div><div><br></div><div><img src="cid:ii_ln95wwlc1" alt="Screenshot 2023-10-02 at 10.25.56 AM.png" width="317" height="492"><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Mon, Sep 25, 2023 at 2:33 PM Price, Aimee <<a href="mailto:price.798@osu.edu">price.798@osu.edu</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div class="msg8570257461569104523">





<div lang="EN-US" style="overflow-wrap: break-word;">
<div class="m_8570257461569104523WordSection1">
<p class="MsoNormal">Lab Network,<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">How much time (actual people hours) does your facility spend onboarding new users, per user on average? What is included in that time? I am specifically asking about getting projects set up (billing, contact info, contracts if applicable)
 and getting them through required initial training before they ever touch or train on a tool.<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Do you have automated systems to do this, or does it involve a staff member(s) interacting with the users personally, back and forth?<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">I’d love to know your experiences as we continue to improve our own. 
<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Best,<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">Aimee Bross Price<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span>Manager, Nanofabrication<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>The Ohio State University <u></u>
<u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>Nanotech West Lab<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>Institute for Materials Research<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>1381 Kinnear Road<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>Suite 100<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>Columbus, OH 43212<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span>614-292-2753<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(192,0,0)"><a href="mailto:Price.798@osu.edu" target="_blank"><span style="color:rgb(192,0,0)">Price.798@osu.edu</span></a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(192,0,0)"><a href="http://Nanotech.osu.edu" target="_blank">Nanotech.osu.edu</a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(63,68,67)">Pronouns: she/her/hers</span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="color:rgb(51,63,72);border:1pt none windowtext;padding:0in">Conference Chair, 67^th International Conference on Electron, Ion, Photon Beam Technology and Nanofabrication (EIPBN)<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="color:rgb(51,63,72);border:1pt none windowtext;padding:0in">La Jolla, California May 28-31, 2024</span><span style="color:rgb(34,34,34)"><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="color:rgb(51,63,72);border:1pt none windowtext;padding:0in">| </span><span style="color:rgb(34,34,34)"><a href="https://urldefense.com/v3/__https://eipbn.org/__;!!K-Hz7m0Vt54!hg0lkgbGIRYv0hsOcNGo5XW9ezEvpLqxgPvDK6KZA2G8HxD3sA8txjjutLhvV1Sbygff8F6VU37wcWdp$" target="_blank"><span style="color:rgb(17,85,204)">https://eipbn.org</span></a> </span><span style="color:rgb(51,63,72);border:1pt none windowtext;padding:0in">| </span><span style="color:rgb(34,34,34)"><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
</div>
</div>

_______________________________________________<br>
labnetwork mailing list<br>
<a href="mailto:labnetwork@mtl.mit.edu" target="_blank">labnetwork@mtl.mit.edu</a><br>
<a href="https://urldefense.com/v3/__https://mtl.mit.edu/mailman/listinfo.cgi/labnetwork__;!!K-Hz7m0Vt54!hg0lkgbGIRYv0hsOcNGo5XW9ezEvpLqxgPvDK6KZA2G8HxD3sA8txjjutLhvV1Sbygff8F6VU7NmKhUd$" rel="noreferrer" target="_blank">https://urldefense.com/v3/__https://mtl.mit.edu/mailman/listinfo.cgi/labnetwork__;!!K-Hz7m0Vt54!hg0lkgbGIRYv0hsOcNGo5XW9ezEvpLqxgPvDK6KZA2G8HxD3sA8txjjutLhvV1Sbygff8F6VU7NmKhUd$</a> <br>
</div></blockquote></div><br clear="all"><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>Darick Baker, PhD</div><div>Manager, Engineering and Business Development</div><div>Washington Nanofabrication Facility (WNF)</div><div>University of Washington</div><div>Fluke Hall 115, Box 352143</div><div>Desk: 206.221.8265 Cell: 206.395.4049 (text preferred)</div><div><a href="https://www.wnf.washington.edu/" target="_blank">https://www.wnf.washington.edu/</a><br></div><div>Pronouns: he/him<br></div></div></div></div></div></div></div>